건물주가 기억하는 일은 결국 하나씩 빠집니다
호실이 셋일 때는 기억으로 됩니다. 누가 언제 들어왔고 만기가 언제인지, 이번 달 임대료가 들어왔는지 떠올리면 됩니다. 열이 넘어가면 기억하는 것 자체가 일이 됩니다.
그리고 빠지는 것은 대개 어려운 일이 아닙니다. 만기 몇 달 전에 갱신 뜻을 물어볼 날, 승강기 점검 기록을 확인할 날처럼 날짜만 알면 끝나는 쉬운 일이 빠집니다. 어려운 일은 신경을 쓰니까 오히려 덜 빠집니다.
그래서 먼저 정할 것은 무엇을 알림으로 챙길지입니다.
기억해야 할 날짜는 세 종류입니다
건물 관리 실무서 「꼬마빌딩 재테크 무작정 따라하기」에는 「임대관리의 핵심은 실시간 알림」이라는 장이 따로 있습니다. 알림으로 바꿀 날짜를 모아 보면 세 묶음입니다.
- 매달 - 청구서 보내는 날, 납부일이 지났는데 들어오지 않은 호실, 승강기 점검 기록
- 매년 - 소방시설 점검, 재산세, 화재보험 갱신
- 계약마다 - 만기 몇 달 전, 갱신 조건을 정할 날, 나갈 때 보증금 정산
매달과 매년은 건물마다 같은 날짜가 반복됩니다. 계약마다는 호실마다 다르고, 그래서 가장 많이 빠집니다.
날짜는 계약할 때 한 번만 적으면 됩니다
알림을 만드는 데 특별한 도구가 필요하지는 않습니다. 휴대폰 달력이든 엑셀이든 처음 한 번 적어 두는 것이 전부입니다.
- 계약할 때 시작일, 만기, 납부일, 보증금을 한곳에 적어 두면 좋습니다
- 만기 알림은 넉넉히 앞에 두어야 합니다. 갱신 뜻을 묻고, 조건을 정하고, 안 나가면 다음 임차인을 찾아야 해서 석 달도 빠듯합니다. 만기를 앞두고 알려야 하는 기간이 법에 정해진 경우도 있습니다
- 납부일 알림은 납부일 며칠 뒤에 두면 됩니다. 들어왔는지 확인하는 날이 정해져 있어야 미수금이 쌓이기 전에 보입니다
기억해 내는 것이 아니라 날짜가 먼저 알려 주는 것, 이 차이가 호실 수가 늘어도 관리가 무너지지 않게 합니다.
임차인 연락은 순서로 정리해 두는 것이 좋습니다
일의 양보다 사람을 상대하는 일이 건물주를 더 지치게 할 때가 있습니다. 앞의 책도 4부에 「감정노동 시스템화」를 따로 두었습니다.
감정을 아예 없앨 수는 없지만, 매번 새로 판단하지 않게 만들 수는 있습니다.
- 연락 창구를 하나로 두면 좋습니다. 민원은 문자로 받는다고 정하면 기록이 저절로 남습니다
- 자주 하는 연락은 문구를 정해 두는 것이 좋습니다. 미입금 안내, 점검 공지, 만기 안내처럼 매번 같은 말입니다. 정해진 문구는 건물주 개인의 말이 아니라 건물의 안내로 읽힙니다
- 민원은 받은 뒤의 순서를 정해 두면 됩니다. 접수했다는 답, 업체 연락, 처리했다는 알림까지 세 번이면 임차인이 다시 묻지 않습니다
연체처럼 불편한 연락일수록 감정이 아니라 절차와 기록으로 하라는 조언이 많습니다. 순서가 정해져 있으면 그대로 따르면 되고, 따른 기록이 남습니다.
도구보다 기준 셋이 먼저입니다
엑셀로 하든 앱을 쓰든, 관리가 돌아가는지는 세 가지로 알 수 있습니다.
- 한곳에 모여 있는가 - 계약, 입금, 민원이 흩어져 있으면 찾는 데 시간이 듭니다
- 날짜가 먼저 알려 주는가 - 사람이 열어 봐야 보이는 것은 알림이 아닙니다
- 기록이 남는가 - 나중에 임차인과 이야기할 때, 건물을 팔 때 쓰입니다
이 셋이 되면 관리인을 두든 직접 하든, 건물주가 기억해야 할 일은 크게 줄어듭니다.